Associations et Manipulation d'argent liquide :
Le bimensuel des relations collectivités et associations du 7 octobre 2010 apporte des informations sur la manipulation de l’argent liquide au sein des associations.
Les six précautions indispensables.
La manipulation d'argent liquide dans les associations est source de risques et est à l'origine de la plupart des malversations. Certaines précautions doivent être prises et intégrées dans la « Charte des relations Commune-Associations ».
1-Conserver peu d'argent liquide.
De nombreuses associations détiennent une encaisse supérieure à leurs besoins de liquidité pour répondre à des besoins quotidiens. Les espèces doivent être déposées en banque régulièrement. Un recensement précis des dépenses devant être effectuées en espèce doit être opéré. L’accès au « coffre » doit être strictement limité aux personnes indispensables. L’avance de dépenses par des membres doit être proscrite.
2-La limitation du nombre de chéquiers
La multiplication de chéquiers est une source potentielle de risques. Même lorsque les détenteurs sont des personnes de toute confiance, la perte ou le vol sont toujours possibles. Par ailleurs, même si le as est relativement rare, les événements et accidents de la vie peuvent conduire à des errements.
3-La suppression immédiate de la signature des dirigeants qui cessent leurs fonctions.
Certaines associations connaissent un turn-over important de leurs dirigeants. Chaque nouvelle désignation d'un dirigeant habilité à faire gérer le compte bancaire fait l'objet d'une déclaration à la banque où il dépose sa signature. A cette occasion, veiller à ce que la signature des dirigeants partants soit supprimée.
4-Le pointage régulier des relevés de compte.
Les erreurs, les fraudes et les malversations se traduisent par un débit sur le compte bancaire de l'association. Les dirigeants doivent donc suivre attentivement leur compte bancaire, et notamment les débits, dès réception. Il est souhaitable que deux personnes au moins soient destinataires des relevés de compte aux fins de contrôle des opérations et du solde. L’association devra développer une solution d'accès au compte par Internet en liaison avec son banquier.
5-Le changement régulier des mots de passe.
Les associations utilisent de plus en plus fréquemment les possibilités de banque à distance. Tout mouvement au sein des instances dirigeantes doit entraîner un changement des mots de passe et un renouvellement des autorisations d'accès aux comptes en ligne.
6. La signature d'un contrat auprès d'une compagnie d'assurance est aussi un moyen efficace de se garantir contre toute mauvaise surprise.
Source : Communes & Associations. Editions Sorman 13 rue d’Uzès. 75002 Paris